Recomendação 33: Revisar e atualizar continuamente o mapeamento do processo de trabalho de planejamento da contratação, a fim de aprimorar a atuação dos agentes e otimizar as contratações (cada fase do macroprocesso de contratação pode ser representada por um mapeamento independente, com o devido nível de detalhamento e especificidade. Alternativamente, é possível mapear o macroprocesso de contratação como um todo, dividindo-o em etapas distintas e claramente definidas, demonstrando a mudança de fase). 

Recomendação 34: Manter também as notas de rodapé da lista de verificação a fim de que seja possível identificar a versão utilizada. Quando não for possível manter, tal informação deve constar no documento de “Declaração de Utilização de Modelos AGU/MGI”. 

Recomendação 35: Nas listas de verificação, nos itens que atestem “Não se aplica: a exigência não é feita para o caso analisado”, inserir uma breve justificativa, como a indicação do artigo de lei ou jurisprudência que o fundamenta ou a indicação dos motivos, a fim de aumentar a transparência e a eficiência do controle. Recomenda-se também que o conteúdo da lista de verificação seja analisado pela equipe de licitações para amadurecer o entendimento sobre quais situações de fato caracterizam e comprovam a regularidade das medidas adotadas nos procedimentos, para evitar conclusões que atestem equivocadamente a regularidade.    

Recomendação 36: Estabelecer orientações internas para a elaboração do ETP (guia, cartilha ou manual de realização do ETP) com orientações práticas sobre o conteúdo esperado em cada campo, a fim de evitar o uso de informações genéricas, meramente formais ou repetitivas.

Recomendação 37: Adotar metodologia objetiva e documentada para a estimativa de quantidades (como a elaboração de memórias de cálculo). O documento que fundamenta o dimensionamento da estimativa de quantidade deve ser juntado aos autos do processo a fim de promover a transparência e a eficiência do processo de contratação. 

Recomendação 38: Promover a capacitação dos servidores responsáveis pela fase de planejamento das contratações.  

Recomendação 39: Realizar o levantamento de mercado, sempre que possível, em obediência à exigência contida no art. 44 da Lei nº 14.133/2021. Além disso, a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico recomenda que os procedimentos licitatórios sejam embasados em informações adequadas, tornando a pesquisa de mercado uma etapa obrigatória do ETP para todos os processos de compras (possivelmente com exceção das licitações repetitivas, para as quais a pesquisa de mercado tenha sido realizada recentemente, ou de baixo valor).

Recomendação 40: Formalizar, internamente, diretrizes para a pesquisa de preços e definição da estimativa do valor da contratação (norma interna, guia, manual, criar e divulgar modelos padronizados) a fim de atender integralmente às disposições da  Instrução Normativa Seges nº 65/2021. Recomenda-se também a utilização do Caderno de Logística – Pesquisa de Preços (https://www.gov.br/compras/pt-br/agente-publico/cadernos-de-logistica/midia/caderno-de-pesquisa-de-precos-2023_final.pdf/), com atenção ao ANEXO I – Modelo de documento de formalização da pesquisa de preços e ao ANEXO II – Lista de verificação, como ação de controle a ser realizada logo após a pesquisa de preços. 

Recomendação 41: Realizar e registrar formalmente a análise dos riscos que possam comprometer o sucesso da licitação e a boa execução contratual, conforme disposto no art. 18 inciso X da Lei nº 14.133/2021 (por meio do ETP, termo de referência/projeto básico ou pelo mapa de riscos, se for o caso).  

Recomendação 42: Após a emissão de parecer contendo recomendações, recomenda-se a elaboração de documento saneador, no qual sejam apresentados os indícios de que as orientações foram efetivamente atendidas. Sempre que possível, deve-se vincular cada recomendação à respectiva medida adotada, de forma clara e objetiva. Caso o processo já contenha documento que comprove o atendimento à recomendação, o documento saneador pode apenas referenciá-lo, indicando expressamente que a recomendação foi cumprida por meio do documento citado. Na hipótese de não adoção das medidas sugeridas no parecer, a Administração deve registrar, no processo, as justificativas correspondentes. Essas providências contribuem para a conformidade processual, reforçam a transparência, promovem a rastreabilidade das decisões e fortalecem o controle e a organização dos processos de contratação. 

Recomendação 43: Recomenda-se que as listas de verificação anexas à Orientação Normativa Seges nº 02/2016 sejam devidamente preenchidas e incluídas nos processos de contratação, em cada uma das etapas correspondentes do certame, conforme disposto no art. 2º da referida norma. Tal prática contribui para o fortalecimento dos controles internos.

Recomendação 44: Juntar a consulta aos cadastros impeditivos de contratação em documento separado, devidamente identificado, para facilitar a visualização e a rastreabilidade nos autos do processo. Ressalta-se a necessidade de consulta aos cadastros SICAF e CNEP, e que a consulta no CNEP quanto às sanções previstas na Lei nº 8.429, de 1992, também ocorrerá no nome e no CPF do sócio majoritário da empresa licitante, se houver, por força do art. 12 da citada lei, conforme novo modelo de edital.

Recomendação 45: Revisar e atualizar continuamente o mapeamento do processo de trabalho de seleção do fornecedor, a fim de aprimorar a atuação dos agentes, otimizar as contratações e promover a padronização processual. 

Recomendação 46: Recomenda-se que os documentos sejam juntados nos processos observando a nomenclatura correta e a ordem das etapas do processo licitatório. Adicionalmente, recomenda-se que os termos de julgamento e habilitação e de homologação sejam anexados de forma individualizada, evitando a reunião de ambos os termos em um único arquivo, o que pode dificultar a identificação dos atos processuais. Também deve ser assegurada a juntada dos dois documentos nos autos, a fim de evitar lacunas na instrução do processo e garantir a sua completa transparência.

Recomendação 47: Realizar a revisão e a atualização contínua do mapeamento do processo de gestão contratual, a fim de aprimorar a atuação dos agentes, otimizar as contratações e promover a padronização processual. 

Recomendação 48: Cientificar, expressamente, os gestores e fiscais sobre a indicação e respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação, em observância ao § 1º do art. 8º do Decreto nº 11.246/2022.

Recomendação 49: Aperfeiçoar mecanismos de controle para assegurar que gestores e fiscais de contrato realizem a devida capacitação antes do início do encargo (por exemplo: previsão da necessidade de capacitação já na etapa do ETP; designação antecipada dos responsáveis, de modo a viabilizar a participação em cursos específicos antes do exercício das funções; condicionamento da designação à comprovação de capacitação; registro em banco interno de servidores capacitados; instituir termo de responsabilidade na gestão e fiscalização do contrato; registro da conclusão dos cursos como critério de avaliação funcional, especialmente para fins de desempenho na atuação contratual). 

Recomendação 50: Capacitar continuamente os servidores que exercem atividades de gestão contratual, utilizando, por exemplo, um plano de capacitação (Recomendação 20), observando as lacunas de competência e necessidades de reciclagem do conhecimento.